Datenschutz und Immobilien –
was es zu beachten gilt

Das Thema Datenschutz und Immobilien ist für Immobilienmakler seit der Verabschiedung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) wichtiger als jemals zuvor. Die DSGVO soll dafür sorgen, dass die Privatsphäre von Menschen besser geschützt wird. Im Grunde besagt diese Verordnung, dass in Bezug auf Datenschutz und Immobilien personenbezogene Daten demjenigen gehören, den sie betreffen und dass sie nur dann verarbeitet werden dürfen, wenn die Person einwilligt oder das Gesetz es erlaubt.

Was Immobilienmakler in Bezug auf Datenschutz und Immobilien beachten müssen, um keine Verstöße oder Gelstrafen zu riskieren, erklären wir in diesem Artikel.

Datenschutz als Immobilienmakler:
Wann dürfen Daten erfasst werden?

Immobilienmakler müssen regelmäßig personenbezogene Daten erheben, um den Vermietungsprozess voranzubringen und den passenden Mieter auszusuchen. Daher ist das Thema Datenschutz bei Immobilien besonders wichtig. Grundsätzlich ist das Nutzen, Speichern oder Übermitteln von Daten laut Datenschutzgrundverordnung nur dann zulässig, wenn:

• der betroffene Interessent zustimmt. Dies kann entweder schriftlich oder mündlich erfolgen. Es empfiehlt sich jedoch, die Zustimmung schriftlich einzuholen.
• eine Ausnahme laut DSGVO vorliegt. Eine solche ist dann gegeben, wenn die Verarbeitung der Daten für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen notwendig ist. Zum Beispiel, wenn der Immobilienmakler mit einem Interessenten in Kontakt tritt und ihn um seine E-Mail-Adresse bittet, um dem Kunden ein Exposé der Wohnung zuschicken zu können. In diesem Fall müssen Immobilienmakler keine extra Erlaubnis durch den Interessenten einholen, um die Daten verarbeiten zu können.
• der Immobilienmakler dazu verpflichtet ist, die Daten zu erheben. Zum Beispiel aufgrund des Geldwäschegesetzes. Auch dann ist keine zusätzliche Erlaubnis vom Kunden notwendig.

Umgang mit personenbezogenen Daten – Datenschutz und Immobilien

Die DSGVO schreibt in Bezug auf Datenschutz und Immobilien nicht nur vor, wann Daten erfasst werden dürfen, sondern auch wie mit ihnen umzugehen ist. Denn neben Namen und Kontaktdaten werden auch Informationen zur Bonität, Mietschuldenfreiheit, die Anzahl der potenziell im Haushalt lebenden Personen und Angaben zum Einkommen und Arbeitsverhältnis erfragt. Im Datenschutzrecht gilt jedoch das Grundprinzip der Datenminimierung. Das heißt, dass sämtliche gesammelte Daten aufgrund des Datenschutzes bei Immobilien auf das notwendige Maß beschränkt werden müssen. Vor diesem Hintergrund ist eine vollständige Erfassung aller Daten zu Beginn des Vermietungsprozesses nicht zulässig.

Es kommt bei der Datenabfrage immer darauf an, in welcher Phase des Miet- oder Kaufprozesses sich die Interessenten befinden.

Phase 1: Kontaktaufnahme und Besichtigung

Bei diesem eher unverbindlichen Termin dürfen Immobilienmakler wegen des Datenschutzes bei Immobilien nur die notwendigsten Informationen erfragen:

• Name, Anschrift
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse)
• Fragen zur möglichen Haltung von Haustieren

Phase 2: Konkretes Interesse an der Immobilie

In der zweiten Phase dürfen Sie nach der rechtlichen Grundlage von Art. 6 DSGVO ganz klar personenbezogene Daten erheben, denn es geht in dieser Phase um die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Aus diesem Grund ist es nach dem Datenschutzgesetz erlaubt, detailliertere Informationen zu erfragen wie beispielsweise folgende:

• Höhe des Nettoeinkommens (keine Nachweise!)
• Anzahl der einziehenden Personen
• Beruf und Arbeitgeber
• Ggf. Auskunft über Insolvenzverfahren oder Mietzinsrückstände

Phase 3: Vertragsabschluss

Erst in dieser Phase, wenn also bereits ein konkreter Miet- oder Kaufinteressent ausgewählt wurde, ist es zulässig, auch Einkommensnachweise und Bonitätsauskünfte einzuholen. Doch hierbei ist Vorsicht geboten, denn Immobilienmakler dürfen nicht die gesamte Schufa-Auskunft verlangen.

Diese enthält nämlich noch viele weitere Daten, die für den Miet- oder Kaufprozess unerheblich sind. Um das zu vermeiden, brauchen Mieter oder Käufer nur den Schufa-Score vorzuzeigen.

Datenschutz bei Immobilien: die Löschpflichten

Weiterhin ist es beim Thema Datenschutz und Immobilien wichtig zu wissen, wann Sie als Immobilienmakler personenbezogene Daten von Miet- oder Kaufinteressenten zu löschen haben. Nach Art. 5 der DSGVO dürfen nämlich personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies für einen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Musste also keine Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz erfolgen und der Interessent hat eine Absage für eine Immobilie erhalten, so sind danach die Interessentendaten zu löschen. Besteht jedoch ein allgemeiner Auftrag des Kunden für die weitere Vermittlung von Wohnungen, so dürfen die Daten weiterhin gespeichert werden.

Grundsätzlich dürfen also nur dann Daten weiterhin gespeichert werden, wenn sie zur Durchführung des Miet- oder Kaufverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten dienen.

Datenschutz und Immobilien – Informationspflichten der Immobilienmakler

Neben all diesen Vorschriften regelt die DSGVO auch, dass Miet- oder Kaufinteressenten vor der ersten Datenerhebung darüber informiert werden müssen. Das gilt unabhängig davon, ob der Makler eine Erlaubnis zur Datenverarbeitung erhalten hat oder nicht.

Im Rahmen der Bestimmungen des Datenschutzes bei Immobilien muss der Kunde auf transparente Weise erfahren, wo und wie seine Daten erhoben und wofür sie verarbeitet wurden. Dies kann mit einem entsprechenden Datenschutzhinweis z. B. als Anlage zum Mietinteressentenfragebogen erfolgen.

Fazit: Datenschutz bei Immobilien nicht unterschätzen

In diesem Artikel konnten Sie viele wertvolle Informationen darüber gewinnen, wie Sie als Immobilienmakler mit dem Thema Datenschutz bei Immobilien umzugehen haben. Es gibt vieles zu beachten und angesichts der hohen Bußgelder bei Verstößen sollten Sie das Thema „Datenschutz und Immobilien“ auch nicht unterschätzen.

Immobilienmakler sollten nicht nur vorsorglich mit personenbezogenen Daten umgehen, sondern sich auch einen Plan zurechtlegen, falls im Notfall einmal etwas nicht richtig laufen sollte. Unerlässlich ist es ebenso, auf seine Dokumentationspflichten zu achten, um Aufsichtsbehörden nachweisen zu können, dass Sie Ihren Pflichten aus der DSGVO nachgegangen sind.

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